职场:如何提高远程工作效率?

大家好,我是Lucy@FinTech社区,今天的文章将和大家分享远程工作的 23 个基本技巧。欢迎添加以下微信:fintech78,加入Web 3社群,提认知,攒人脉,求职招聘!

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由于疫情原因,许多人已经开始远程办公,今天分享远程办公的23个基本技巧。

 

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01自我掌控

让自己放松一些。

在家工作可能是一个很大的转变。您可能会感到孤独、孤立、压力、沮丧、焦虑、没有动力。或者您可以使自己变得如释重负、放松、精力充沛或富有成效,舒适且正常。任何过渡都需要时间来适应,所以尽量对自己轻松一点。

采取预定的休息时间。

试着设置一个闹钟,每隔一小时左右起床伸展一下。(比如站立式办公桌,在家里可能意味着将您的笔记本电脑放在书架上,也为健康带来了巨大的好处。)在与朋友通电话的同时在家中走动。搬到一个单独的区域——远离你的电子邮件——吃午餐 30 分钟。休息一天并活动一下您的身体,可以让您在重返工作岗位时精神焕发,并提高您的工作效率。天气好的时候,我喜欢在外面散步时召开电话会议。
 

充分利用你的时间。

许多经理对其员工在家工作的担忧是,远程工作人员实际上只是在洗衣服和狂欢地看Netflix。根据我的经验和观察,通常情况正好相反——人们在家的时候往往会工作更多,因为“离开”工作更难。在搬到办公室之前,我在家工作了很多年,当我在家工作时,我肯定会记录更多的工作。设置好“办公”时间并与同事和家人沟通。
 

保护您的工作空间。

与家人或室友讨论您在家工作的时间以及这些时间的基本规则。假设任何能打断你的事情都可能会打断你——比如在关键谈判电话中有快递送货或者客户视频聊天背景中的狗吠。尽可能积极主动地避免此类事件。我持有“请勿打扰!”的态度,那是贴在我门上的标志。
 

 

打开能产生白噪声的机器或应用程序,这有助于减少工作区域周围的噪音干扰。

注意人体工程学。

使用带靠背的最舒适的椅子。还可以考虑使用免提耳机。至少,戴上你的耳塞来打长电话。通过我的亲身实践,坐在木椅上平衡我的下巴和肩膀之间的固定电话是不可持续的。
 

 

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02沟通

更充足的沟通。

这是我对一般沟通的默认建议——尤其是在多层管理的团队中——但当你在远程工作时,它甚至更重要。正如阿曼达舒马赫所说,“如果你质疑你的同事是否想知道某事,那就分享吧。”
 

了解公司的远程工作指南。

您的人力资源部门可能有一本关于在危机期间工作的手册或一些指导方针,包括远程工作指南、程序和期望。

经理们,告诉你的团队他们如何联系到你。

如果您管理人员,请与他们清楚地了解您现在的团队正在远程工作的任何新的或不同的沟通和生产力期望。最重要的是具体告诉您的团队您希望他们如何与您沟通,因为他们现在无法进入您的办公室或在大厅里遇到您。他们应该打电话、发电子邮件、发短信、IM、Skype、Slack、Zoom、WebEx、微信吗?要让他们能及时联系到你。
 

告诉您的团队什么时候可以联系到您。

您希望人们在早上第一件事就与您联系吗?发送关于他们一直在做什么的每日或每周更新?你提供的指导和界限越多,误会就越少,工作就越顺利。如果您和您的团队在不同的时区工作,这一点尤其重要。
 

确保阐明对团队的期望。

围绕沟通、工作重点和成功指标与关键同事建立联系。每个人都应该在相同的时间工作吗?所有相同的项目和计划都会向前推进吗?不要让人们对任何不清楚的事情做出假设。
 

记下您的项目进度。

远程工作人员需要特别主动并提醒同事在长期目标上取得进展。例如,您可能会发送一封每日电子邮件,其中列出了当天取得进展的项目列表。 
 

通过电话快速解决问题。

电子邮件、文本、IM、Slack 和其他书面交流方式容易产生误解。当您感觉到这种情况正在发生时,请迅速拿起电话解决问题。
 

及时回复电子邮件、电话和语音邮件。

请记住,人们在远程工作时往往会更加注意时间。不管公平与否,当同事想象你整天坐在家里的办公桌前时,他或她可能会发现 4 小时的电子邮件响应时间太缓慢了。如果队友在回复方面过于咄咄逼人,请直接讨论合适的期望和时间表。
 

保持更轻松的交流习惯。

如果您通常在会议之前和同事闲聊 ,那么在每个人都在远程时拨入群组电话会议之前也这样做。如果您通常早上第一件事就是与您的管理员助理聊天,请通过 IM 远程执行相同的操作。即使在家里,您也应该在开始新的一天和结束新的一天时确认收到消息并与他人签到。尝试遵循相同的仪式和习惯来维持关系和正常感。
 

创建您的视频工作室。

视频会议对于远程工作者来说是司空见惯的。确保你身后有专业或朴素的背景,穿着和打扮专业(至少是其他人会在屏幕上看到的你的部分)。检查您是否有足够的照明和合适的麦克风(大多数耳塞都可以正常工作)。
 

创建文件共享系统。

如果您还没有,现在是考虑使用 Google Docs、Box 或 Dropbox 共享文件的好时机。不要将团队文件分散在电子邮件、Google 文档和您的个人硬盘上。
 

 

03

团队氛围

与公司文化保持一致。

尽你所能使事情与你现有的公司文化保持一致。尽管由于您不再亲自在一起,远程工作确实极大地改变了互动,但您仍然可以确保您在办公室所做的小事情继续下去。这可能包括通过 Slack、文本或电子邮件发送有趣的、适合工作的表情包;谈论运动或您的家人和您通常会在饮水机旁做的任何其他事情;并通过在线慈善项目而不是面对面的活动一起志愿服务。这些小事有助于减少孤立感和焦虑感。

花时间进行“饮水机”聊天。

在家工作,因为你不会在大厅、自助餐厅、电梯或停车场碰到你的同事,你不会有同样的机会聊天和人际关系,但留住这样的机会是如此重要。每天抽出时间与同事发短信,亲自签到,分享故事,询问人们过得怎么样。如果您的公司正在使用即时消息系统,请考虑添加一个“饮水机”频道,以帮助鼓励整个团队的这种沟通元素。

专业着装。

您的早晨准备程序在确定您当天的心态方面起着重要作用。这很诱人,但不要养成穿着睡衣在床上参加电话会议的习惯。当你穿好衣服刷牙时,你会发现自己更有效率。我记得读到穆里尔·西伯特(Muriel Siebert)是第一位在纽约证券交易所拥有一个席位的女性,她在职业生涯初期在家工作,过去每天都穿连裤袜,所以她觉得自己更专业。(我永远不会强迫你忍受连裤袜的痛苦和折磨,但你明白了专业的意义。)

使用视频,即使它让您不舒服。

为避免感到孤立,请使用视频技术以更有意、人性化的方式与您的团队和同事联系。我知道视频通话对每个人来说都不是很舒服,但是看到人们的脸,轻微的不适是值得的。在讨论解决方案时,有时会严重依赖视频会议,因为它为我们提供了建立关系和有意义的互动的简单途径。人际互动,特别是如果远程工作对您来说是新事物,可以对您的生产力以及您的心理和情感健康产生重大影响。(专业提示:当你说话时,抬头看电脑上的摄像头——而不是屏幕——这样人们就能看到你的眼睛!)

强调一对一签到。

不要仅仅因为他们不能亲自举行而取消你的一对一。即使是两分钟的 IM 聊天、视频通话或短信也可以让员工感觉更紧密。

询问有关您的远程情况的反馈。

最后,特别是如果您不熟悉远程工作,请定期向您的同事询问有关情况如何进行的反馈。记录跟踪远程工作时哪些更容易,哪些更困难——如果(或者更有可能,何时)您再次在家工作,这些数据将在现在和将来为您提供帮助。沟通,沟通,然后再沟通。

 

回到自我掌控,根据需要进行调整,如果你在这个新环境中感到不适应,请善待自己。任何变化都需要时间去适应,每个人的具体工作情况和团队动力都不一样。